【2021案例】翰格雲端 | 和紙本文件說再見！翰格雲端簽核表單，為企業注入數位轉型動能
一場突如其來的疫情，讓早已行之有年的數位轉型成為許多企業迫在眉睫的課題，但對於台灣大多數的中小企業而言，受限於自身數位力不足、尋求外援又費用過高，往往只能裹足不前。翰格雲端公司將此痛點做為出發點，以雲端模式為主要產品線積極開發輕量級服務，推出「GogoForm 電子簽核表單系統」，協助企業快速達到無紙化管理，在減輕繁雜紙本文件作業、提升工作效率之餘，也朝數位轉型邁出關鍵的第一步。
科技日新月異，不僅為社會生活帶來許多變革，也促使數位轉型成為當代商業經營的顯學。在新冠肺炎疫情爆發後，各行各業的零接觸需求增加，從人事行政到通路經營，無不考驗著企業的數位應變力，一時之間，數位轉型的課題從企業生存之道的選修變成必修，對疫情下受創的中小企業來說尤為如此。根據資誠（PwC Taiwan）發布《2021 臺灣企業領袖調查報告》，有 35% 的台灣企業表示，將在未來三年大幅增加「數位轉型」的投資，足見數位升級已是中小企業提升市場競爭力的重要工具之一。
翰格雲端自 2011 年成立以來持續專注於雲端趨勢應用，多年的經驗積累和客戶反饋，讓他們深刻理解中小企業和大型企業之間所存在的需求差異，市面上許多解決方案雖然一應俱全，但對於數位能力不足的企業而言，往往存在極高的轉換門檻，解決方案所涵蓋的範圍也遠大於實際需求，更遑論企業必須在難以掌握實際效益前便投入大筆預算，因而屢屢駐足不前。
GogoForm 五大功能，有效控管成本、提升營運效率
深耕雲端產業十年的翰格雲端瞄準這塊市場，投入開發輕量級系統，以具有競爭力的價格打造出符合台灣多數中小型企業需求的服務。其中，GogoForm 在數位轉型過程中，協助中小微型企業透過容易上手的雲端表單工具，快速將紙本文件轉換為電子文件，節省大量紙本作業所衍生的耗材成本及實體儲存空間，並結合簽核流程與決策流程，大幅提升組織工作效率和資料正確性，一舉數得。
GogoForm有五大功能：
1. 建立表單
「數位轉型的重點並不在於科技效率，而在於人員能否靈活運用、適應良好。」《哈佛商業週刊》（Harvard Business Review）在一篇文章中開門見山點出，企業數位轉型的關鍵其實在於員工，而非科技。為降低員工門檻、提升使用意願，GogoForm 透過直觀的圖形化流程引導設計，提供「拖拉點選」各式視覺化功能的方式製作表單，除了排版自由、欄位屬性多元，也支援函式設定、簽名檔及檔案上傳；預設的欄位檢核功能，更能防止輸入錯誤資料。
2. 表單設定
表單建立後，接著進入設定權限及簽核流程的步驟。延續前述直觀視覺化的設計，用戶可透過滑鼠拖拉、設定節點的方式，自訂或依照公司組織架構安排流程。同時也能透過流水號排序，根據表單類型自行分類，有效整合表單內容。
3. 表單總覽
完成表單建立及簽核流程設定，GogoForm 將會依照瀏覽權限顯示欲匯入的表單，便於使用者整理；用戶也可隨時依條件查詢表單填寫狀況，在個人首頁的「填寫紀錄」中依照使用者權限，以組織層級往下查詢各表單填寫情形，或可自定區間，有效節省操作時間。
4. 填寫表單
GogoForm 的填寫表單功能，支援上傳多份附件檔案，填單者也能自行選擇人員或多選欲通知人員，在表單生效結案後，發出電子郵件通知相關人員，確保訊息不漏接。
5. 表單簽核
表單一旦建立完成、進入簽核流程，使用者便可即時追蹤各流程與進度，並輸入簽核意見提醒相關人員；簽核過程中如遇不核准的情形，系統將自動退回上一流程。當表單最後結案時，使用者也可隨時點選表單細覽內容與簽核過程，還能一鍵點選自動下載檔案。
做為忠實客戶，致力輔導中小企業經營管理制度建立及人才發展的「捷立管理顧問公司」分享使用經驗表示，GogoForm 除了大幅降低了紙本文件傳遞的時間及人力成本，搭配現今人人手機不離手的生活習慣，還支援行動裝置隨時隨地線上簽核，兼具成本控管及增加營運效率的優勢。
這場疫情雖來得讓人措手不及，卻也激發出企業邁向數位轉型的前進動力。Google 在《2021 企業數位轉型關鍵報告》就指出，有超過四分之三的台灣企業在疫情後投入更多資源推動數位轉型計畫，「導入新的數位科技解決方案」更羅列為轉型重點目標之一。